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会议服务新闻发布会有哪些流程注意事项?

作者:admin 时间:2013-07-03 点击次数:

一、 确定新闻发布会日期、地点、新闻点等。与希望发布事件日期相配合,促进自身对外宣传,挖掘新闻点、制造新闻效应、注意避免与重大新闻事件撞车。该步骤应在正式会议服务新闻发布会前20天完成,最迟15天,并在邀请函发布前预定会场,否则会影响下一步工作。

二、 确定组织者与参与人员,包括 广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等,与新闻发布会承办者协调规模与价格,签定合同,拟订详细邀请名单、会议服务议程、时间表、发布会现场布置方案等。 注意事项:该步骤主要由主办者提出要求,承办者具体负责。

三、 按照邀请名单,分工合作发送邀请函和请柬,确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认会议服务信息,制定参会详细名单,以便下一步安排。该步骤一定要计划周密,有专人负责,适当放大邀请名单,对重要人物实施公关和追踪,并预备备用方案,确保新闻发布会参与人的数量和质量。

四、 购买 礼品、选聘主持人、礼仪人员和接待人员并进行培训和预演。设计背板,布置会场,充分考虑每一个细节,比如音响、放映设备,领导的发言稿,新闻通稿,现场的音乐选择、会议服务间隙时间的娱兴安排等。

五、 正式发布会前提前一到两个小时,检查一切准备工作是否就绪,将会议议程精确到分钟,并制定意外情况补救措施。

六、 按计划开始发布会,发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议服务议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。

七、 监控媒体发布情况,整理发布会音像资料、收集会议剪报,制作发布会成果资料集(包括来宾名单、联系方式整理,发布会各媒体报导资料集,发布会总结报告等),作为会议服务企业市场部资料保存,并可在此基础上制作相应的宣传资料。

八、 评测新闻发布会效果,收集反馈信息,总结经验。

 

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